Wertvolle Stammdaten

Der Name des Projekts ist etwas sperrig, aber das Ziel dahinter ist für das KSW von grosser Bedeutung. ZuNaKo, was so viel wie Zuweiser-/Nachsorger-Korrespondenz-Prozess bedeutet, dreht sich um die zentrale, schnellere und korrekte Erfassung von Stammdaten. Das Projekt ist auf der Ziellinie angelangt, im April werden die letzten Subsysteme an Navision angehängt und erhalten von dort die Zuweiser- und Nachsorger- Stammdaten. Weiter wird das neue Versandcockpit in Kürze eingeführt.

Damit die entsprechenden Mitarbeitenden professionell arbeiten können, wurden sie im März speziell geschult. Dabei ging es einerseits um die saubere Erfassung von Zuweiserdaten in Navision und anderseits um die Anwendung des Versandcockpits. Von diesem neuen Prozess profitieren nicht nur die Sekretariate, sondern auch die Zuweiser und schliesslich die Patientinnen und Patienten. Der Berichtversand wird zunehmend kompakter und digitalisiert, weswegen er einfacher zu handhaben ist.

Wichtig wie Laborwerte

Voraussetzung für das Gelingen dieses Administrationsprozesses ist die saubere und exakte Erfassung der Zuweiser- und Nachsorgerdaten in jedem Bereich des KSW. Nur so ist eine professionelle Zuweser- und Nachsorgerkommunikation möglich. Die Herausforderung dabei ist, dass die Erfasserinnen und Erfasser der Daten nicht dieselben Personen sind wie jene, die den Prozess mit dem Berichtversand abschliessen. Deswegen braucht es die Fähigkeit, korrekt in Navision zu arbeiten, und das Bewusstsein, dass bei Erfassungsfehlern andere Mitarbeitende später im Prozess Probleme bekommen oder sogar Berichte an die falsche Adresse gehen.

Es braucht also eine solidarische Haltung, wenn in medizinischen Bereichen Stammdaten erfasst werden. Künftig wird gemessen, wie «sauber» die Stammdaten sind. Wird in einem Bereich nicht exakt gearbeitet, kann die Fehlerquelle später eruiert werden. Es ist ein bisschen wie in der Medizin: «Korrekte Stammdaten sind ähnlich wichtig wie korrekte Laborwerte», sagt Marco Richard.

Das KSW hat Daten von rund 12’000 Zuweisern und Nachsorgern in Navision (Muttersystem) gespeichert, davon sind circa 10’000 Datensätze aktiv. Die Zuweiser- und Nachsorger-Stammdaten werden von Navision neu an sieben Fachapplikationen verteilt: Phoenix, Pathowin, Medavis, CardioWorkflow, Paso, Fidus und Polypoint. Neue Daten sind nun während der Bürozeiten innerhalb von 30 Minuten in Navision erfasst und werden sofort an die Untersysteme gesendet. Andere Abteilungen, wie beispielsweise die Radiologie oder die Pathologie, welche die Daten innert 15 Minuten benötigen, beteiligen sich als Keyuser an der Stammdatenpflege.

Grosses Verbesserungspotenzial

Vor der Umsetzung des ZuNaKo-Projekts wurden pro Jahr etwa 120’000 Briefe an Zuweiser versendet. Das entspricht 37% des gesamten Versands. Durch die Aufschaltung des Versandcockpits werden viele Dokumente nun per E-Mail übermittelt, sodass viel weniger Briefe verschickt werden müssen, maximal noch 30’000, was etwa 10% des Versands entspricht.

Im Projekt wurde auch eine gründliche Stammdatenbereinigung in Navision durchgeführt. Von 60 der 300 Top-Zuweiser hatte das KSW keine E-Mail-Adresse. (Als Top-Zuweiser wurde definiert, wer pro Monat durchschnittlich mindestens 8 Patienten ans KSW verweist.) Nur schon für diese Gruppe wurden bis jetzt rund 5’760 Briefe pro Jahr verschickt. Die Zusammenstellung eines Briefes ist mit viel Arbeit verbunden – die mit dem neuen Versandcockpit wohl um 75% reduziert werden kann.

«Wenn auch noch das wegfallende Porto mitgerechnet wird, resultiert konservativ geschätzt ein Betrag von jährlich 450’000 Franken, der bei der Administration eingespart wird», erklärt Marco Richard. Dabei sind Fehlerbehebungen nicht eingerechnet. Aus der Industrie weiss man, dass dafür am meisten Zeit aufgewendet werden muss. Insgesamt kann man von einer für das KSW lukrativen Prozessverbesserung sprechen, die aber vermutlich von den wenigsten wahrgenommen wird.

Die Projektziele:

• Dass allen Bereichen im KSW dieselben Versandadressen zur Verfügung stehen, weil die Stammdaten zentral gepflegt werden;
• dass das KSW über einen einheitlichen Zuweiser- und Nachsorger-Stammdaten-Prozess verfügt;
• dass Zuweiser fallbezogen und Hausärzte patientenbezogen erfasst werden;
• dass der Datenaustausch mit Zuweisern und Nachsorgern elektronisch erfolgt und die Vorgehensweise klar ist, wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist;
• dass alle «versandwürdigen Dokumente» (Berichte, Befunde und beliebige Beilagen aus dem E-Archiv) via Versandcockpit verschickt werden können;
• dass empfangene Dokumente unter dem zugehörigen Patienten/Fall in der elektronischen Dokumentation abgelegt werden (Handling analog E-Mail).